Au-delà de l’effet de mode, la digitalisation est une vraie source d’efficacité et d’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Les entreprises du secteur transport et logistique ont beaucoup à y gagner, administrativement et commercialement.
La digitalisation est devenue un thème à la mode et... un peu fourre-tout. Il serait dommage, pourtant, de négliger le potentiel de gains de productivité qu’elle permet, surtout dans un secteur aux marges serrées comme le transport routier ou la logistique. Que l’on soit un auto-entrepreneur, une TPE, une PME ou un groupe du CAC40, la digitalisation est synonyme de gain d’efficacité et d’automatisation d’un certain nombre de tâches quotidiennes.
Il est possible de prendre le chemin du digital avec des changements très simples, mais il n’est pas toujours facile de savoir par où commencer. Les experts Upply du digital ont décidé de partager leurs conseils et leurs bons tuyaux avec les entrepreneurs qui souhaitent se lancer. Ce premier article est consacré à la digitalisation de la gestion et des tâches administratives. Nous aborderons la semaine prochaine, dans un second article, la digitalisation de la prospection client.
1/ Créer son entreprise de façon digitale
Pour digitaliser son entreprise, on commence par balayer devant sa porte ! La première étape consiste donc à numériser les documents internes à la société.
Commençons par la création (digitale) d’une entreprise de transport en France. Trois éléments fondateurs sont essentiels pour mener à bien la démarche :
- Obtention de la capacité de transport
- Dépôt de capital social auprès d’une banque
- Statuts de l’entreprise
La plupart de ces éléments peuvent être effectué de façon digitale. Cela réduit les coûts et le temps de traitement.
> Sur le premier point, rien ne remplace le cerveau humain pour la réussite à l’examen ! Mais sachez quand même qu’il est possible de suivre les formations totalement ou partiellement en e-learning.
> Le dépôt de capital peut se faire auprès d’une “néo-banque” spécialisée. Qonto et Shine, par exemple, sont deux néo-banques françaises qui permettent un dépôt de capital 100% en ligne. Tout est bien entendu sécurisé (ces établissements français sont soumis aux mêmes règles que les autres banques), c’est faisable en quelques heures et à partir de 69€ HT chez Qonto. Les banques traditionnelles commencent également à proposer ce type de service, n’hésitez pas à les consulter également.
> La création de statuts peut également se faire en ligne très rapidement via des sites juridiques spécialisés comme Captaincontrat ou Legalstart. Ces sites vous prennent littéralement par la main pour la création des statuts, la publication au journal officiel et la dépose des statuts. Encore une fois, ceci est réalisable en quelques heures et pour des coûts limités : 200€ pour une SAS avec publication au JO si vous décidez de déposer vous-même vos statuts. Dans ce cas, il vous est ensuite possible de déposer votre dossier de création d’entreprise auprès des Greffes du Tribunal de Commerce en ligne et d’avoir une réponse rapide (généralement sous 48h/72h)Conclusion, 80% de la création de l’entreprise peut se faire de façon digitale depuis votre ordinateur. C’est plus rapide, moins coûteux et cela vous permet de vous concentrer sur l’étape d’après : trouver des clients.
2/ Digitaliser les échanges
Une fois l’entreprise créée, il faut instaurer les bons réflexes “digitaux” dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise.
> Scannez tous vos documents internes et/ou demandez des copies digitales (PDF, photo etc....). Parmi les documents importants à digitaliser, on pense notamment aux attestations légales, cartes grises, cartes d’identité, fiches de salaires, factures, etc... Attention à bien respecter la réglementation RGPD pour tous les documents contenant des informations personnelles.
> Demandez à vos fournisseurs ou clients de vous envoyer des emails avec les documents en pièce jointe. Cela permet de garder une trace facilement archivable et cela vous fait gagner du temps (en évitant d’avoir à scanner les documents.
> Pensez à mettre en place un outil de messagerie interne, très pratique si vous souhaitez partager des documents avec vos chauffeurs qui sont généralement en déplacement. Le principal avantage de ces outils, par rapport aux emails classiques, est de pouvoir gérer les sujets à traiter par équipe et/ou par thème. Il est par exemple possible de créer un groupe de discussion lié à la facturation, un à l’approvisionnement, etc... De plus, les échanges par messagerie sont généralement plus informels et donc plus rapides ! Deux types de solutions sont envisageables :- Une solution complète permettant de créer des discussions, partager des documents faire des réunions en direct. Les plus connues dans l’univers professionnel sont Teams ou Slack. Teams est vendu par Microsoft avec ses abonnements Office 365 Business Essentials (4,20€ / mois) ou Business Premium (10,50€ / mois). A noter que ces abonnements comprennent également un compte email, la suite Office (Word, Excel...) et même du “Drive” pour certains. Slack est quant à lui disponible pour un coût de 6,25€/utilisateur/mois.
- Une solution moins sécurisée mais pratique et gratuite, de type Whatsapp ou Messenger, d’ailleurs très utilisée aujourd’hui. Vous pouvez discuter avec votre chauffeur quel que soit le pays dans lequel il se trouve, échanger des documents et vous appeler. Il est possible d’installer Whatsapp ou Messenger sur un ordinateur pour faciliter l’envoi et la réception de fichiers.
> Passez en revue les différentes fonctions de l’entreprise pour lesquelles le digital peut vous apporter un gain de temps, par exemple pour la comptabilité, le juridique ou les ressources humaines. N’hésitez pas à faire appel à des prestataires spécialisés, qui ont tous développé des outils digitaux qui peuvent se connecter facilement avec vos propres outils informatiques.
3/ Stocker les documents sur un “Drive”
Factures, devis, preuves de livraison, ordre de transport, etc : qu’ils concernent la vie interne de l’entreprise ou les relations avec les clients et les fournisseurs, les exemples de documents importants à conserver sont nombreux.
La digitalisation permet aujourd’hui de les stocker dans un « Drive », au lieu de les ranger dans un dossier de son ordinateur avec les risques que cela présente. Un « Drive » est un espace de stockage de documents sur des serveurs distants (le fameux “cloud”). Les plus connus sont Google Drive, Dropbox, Microsoft Drive, mais si l’on veut privilégier du « Drive Made in France, on peut se tourner vers hubic.com de chez OVH (1€/mois pour 100Go).
Ce service digital permet 2 choses essentielles :
- Avoir un accès constant à vos documents. Où que vous soyez, vous pouvez consulter vos documents, à condition bien sûr de disposer d’une connexion mobile ou wifi. Un service plutôt pratique quand il faut fournir une attestation lorsque l’on est en déplacement. Dans un secteur comme le transport, où les collaborateurs sont par définition souvent en situation de mobilité, ce service est précieux.
- Se prémunir contre les risques de destruction, de malveillance ou les cyberattaques. Des archives qui brûlent ou se perdent, un disque dur qui rend l’âme, un ordinateur qui tombe en panne : ça arrive malheureusement toujours au mauvais moment... et pas seulement aux autres. Les données stockées sur un drive sont sécurisées. Il faudrait que l’ensemble des serveurs de votre prestataire soient détruits pour que vos données soient perdues, ce qui reste quand même très peu probable.
L’opération de stockage peut se faire de 3 manières différentes :
- Via un ordinateur sur votre navigateur web
- Via un ordinateur en téléchargeant l’application du fournisseur “Drive”
- Via votre téléphone en téléchargeant l’application du fournisseur “Drive”
Les coûts sont relativement similaires selon les fournisseurs. Il faut compter entre 1 et 3€/mois pour 100 Go.
BON A SAVOIR : un haut niveau de sécurité
Le stockage des données à distance suscite parfois des craintes en matière de sécurité. Les spécialistes qui proposent ce type de service offrent pourtant des niveaux de sécurité bien supérieurs à ce que l’on obtient en stockant ses données localement dans les ordinateurs ou serveurs de l’entreprise. Ils emploient les meilleurs ingénieurs et même des “hackers bienveillants” qui effectuent une veille permanente pour maintenir les plus hauts niveaux de sécurité possibles.
D’un point de vue opérationnel, l’accès à vos dossiers peut être paramétré pour le limiter par exemple à certains ordinateurs uniquement. Il est également sécurisé par une double authentification avec validation de mot de passe + envoi d’un SMS pour vérifier l’identité. Cerise sur le gâteau, tous les fichiers sont historisés, ce qui vous permet de retrouver un document supprimé par erreur il y a 3 jours.
4/ Passer à l’automatisation
C’est là que les choses sérieuses commencent et que les gains d’efficacité prennent tout leur sens. Prenons un exemple. Je reçois une facture d’un de mes fournisseurs par email. Une automatisation simple à mettre en place est la suivante :
- Je paramètre ma boîte email pour qu'elle reconnaisse qu’il s’agit d’une facture du fournisseur “ABC Supply” ;
- Cette facture est automatiquement téléchargée et déposée dans le dossier “ABC Supply Factures” de mon Drive ;
- Par ailleurs, le montant, le nom, la date de paiement et plein d’autres éléments de cette facture sont automatiquement ajoutés dans un fichier Excel que j’utilise pour suivre les factures à payer ;
- En parallèle, cette facture est automatiquement envoyée à mon comptable ;
- Enfin une tâche est créée automatiquement dans mon agenda pour me rappeler de payer cette facture lundi prochain.
Un tel enchaînement de tâches automatiques est configurable en moins d’une journée sur Gmail, Outlook ou la plupart des fournisseurs d’emails.
Google et Outlook permettent nativement d’automatiser certaines tâches. Si vous voulez allez plus loin, les rois de l’automatisation sont des entreprises comme Zapier.com ou Automate.io. Ces solutions sont gratuites à petite échelle (100 tâches par mois) et coûtent environ 30€/mois pour plus de 1 500 tâches automatisées.
Nous espérons que les différentes étapes que nous venons de passer en revue vous aideront dans votre quotidien. Rendez-vous la semaine prochaine pour notre deuxième volet “digitalisation de l’entreprise” consacré à la prospection client.
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